Formation débutant du gestionnaire

Cette formation aide un gestionnaire à réaliser les tâches courantes du back-office. Prévoir quatre séances de 45 minutes, puis 15 minutes d’exercice final. Le formateur montre une action, laisse le participant la refaire et vérifie le résultat avec lui. Les opérations de prix, publication, suppression et administration avancée sont hors de cette initiation.

Supports imprimables

• Kit complet de formation, 10 pages : préparation du formateur, quatre fiches d’exercices, captures avec repères, contacts remplissables et évaluation.
• Mémo quotidien, une page : les gestes à garder près de soi.

Les captures sont des exemples issus de la documentation existante. Elles montrent une version antérieure avec l’identité Harmony et un compte administrateur. Les langues, menus et libellés peuvent différer de l’interface actuelle ; le formateur vérifie les repères avec le compte Manager. Les repères du PDF sont des annotations documentaires, pas de nouveaux boutons de l’application.

Préparer la formation

Le formateur vérifie avant la séance :

• une adresse de formation distincte de la production et un compte Manager ;
• une fiche nommée « FORMATION - Appartement école », en brouillon, sans prix ni dates à modifier ;
• une image de démonstration et une langue secondaire disponible ;
• une demande fictive nommée « FORMATION - Visite de la résidence » ;
• aucun envoi vers un vrai client : sorties e-mail désactivées ou dirigées vers une boîte de test contrôlée ;
• les boutons accessibles au profil Manager et les rubriques réellement activées ;
• les coordonnées du référent et de l’administrateur sur la fiche contacts.

Une URL de preview ne garantit pas à elle seule l’absence de données réelles ou d’envois. Si l’environnement n’est pas confirmé sûr, limiter la séance à la démonstration et à la lecture. Le participant saisit lui-même ses identifiants et conserve ses codes de récupération dans son gestionnaire de mots de passe, jamais sur les supports de formation.

Séance 1 — Prendre ses repères

Objectif : retrouver une fiche et reconnaître son environnement.

1. Montrer l’adresse de formation, puis la connexion et le second facteur.
2. Repérer le tableau de bord, le menu, la recherche, les notifications et « Voir le site ».
3. Ouvrir Appartements et retrouver « FORMATION - Appartement école ».
4. Lire le nom, la langue et le statut sans modifier la fiche.
5. Se déconnecter, puis se reconnecter.

Réussite : le participant retrouve la fiche et explique pourquoi il travaille dans la formation. Question de fin : « Que fais-tu si un menu attendu n’est pas visible ? » Réponse attendue : demander au référent de vérifier le profil, sans utiliser le compte d’un collègue.

Séance 2 — Modifier un contenu

Objectif : enregistrer une petite correction en conservant le brouillon.

1. Vérifier le nom de la fiche, sa langue source et le statut Brouillon.
2. Dans le résumé, saisir : « Appartement de démonstration avec terrasse, réservé à la formation. »
3. Choisir Enregistrer et lire le message de réussite.
4. Revenir à la liste, rouvrir la fiche et vérifier que le texte est conservé.
5. Ouvrir l’aperçu si ce bouton est disponible, puis revenir au back-office.

Réussite : le bon texte est enregistré et la fiche reste en brouillon. Question de fin : « Enregistrer et Publier font-ils la même chose ? » Réponse attendue : non ; le résultat et la visibilité doivent être vérifiés sur la fiche. Ne pas cliquer sur Publier pendant cet exercice et ne pas supposer qu’une modification d’un contenu déjà publié est invisible sur le site.

Séance 3 — Images et traductions

Objectif : associer un média et relire une langue secondaire.

1. Ouvrir la médiathèque et retrouver l’image de démonstration préparée par le formateur.
2. Vérifier ce que représente l’image ; renseigner un texte alternatif simple et fidèle dans l’emplacement prévu par la fiche ou la médiathèque.
3. Revenir à la fiche école et choisir cette image comme média principal.
4. Sélectionner une langue secondaire et lire les champs attendus.
5. Si la traduction IA est disponible, demander une proposition sur le texte de démonstration. Sinon, utiliser la traduction préparée par le formateur.
6. Comparer le sens, les noms, les nombres et les liens ; appliquer seulement le texte validé, enregistrer et vérifier que la langue source n’a pas été remplacée.

Réussite : le média est associé, son texte alternatif correspond à l’image et la traduction est relue. Une proposition IA n’est pas une validation automatique. Pour une langue que l’on ne maîtrise pas, demander une relecture compétente avant publication.

Séance 4 — Suivre une demande

Objectif : mettre à jour le suivi sans envoyer de message réel.

1. Ouvrir Demandes de contact et retrouver « FORMATION - Visite de la résidence ».
2. Lire le message, la référence et le statut.
3. Passer de Nouveau à En cours, enregistrer et vérifier le résultat.
4. Expliquer au formateur la prochaine action utile, sans ouvrir de réponse e-mail ni cliquer sur Renvoyer.
5. Dans le scénario, le formateur confirme qu’une réponse fictive a été préparée et le suivi est terminé. Passer alors à Résolue, enregistrer et vérifier le filtre correspondant.

Réussite : le suivi de la demande fictive est cohérent et aucun message n’a été envoyé à un client. Changer un statut ne répond pas au client à votre place. En situation réelle, passer à Résolue seulement après le traitement effectif.

Si Demandes de réservation est activé, montrer en complément les dates, voyageurs et notes internes d’une demande fictive, ainsi que l’emplacement des devis. Ne pas envoyer de devis ou modifier un tarif pendant cette initiation. Une note interne n’est utilisée que si la fiche propose cette fonction.

Mémo et vocabulaire

Avant une modification : vérifier l’environnement, la fiche, la langue et le statut. Après : enregistrer, lire le message, rouvrir et contrôler.

Mot	Explication simple
Brouillon	Contenu en préparation ; garder ce statut pendant les exercices
Enregistrer	Conserver les modifications ; vérifier leur effet selon le statut de la fiche
Aperçu	Relire le résultat avant une éventuelle publication
Publier	Rendre le contenu visible selon son état et ses dates
Texte alternatif	Courte description fidèle d’une image
Traduction IA	Proposition à relire avant application
En cours / Résolue	État du suivi ; ne remplace pas une réponse au client

En cas de message d’erreur, lire le texte et conserver son travail avant de recharger. Un conflit de modification demande de comparer la version actuelle avant de réappliquer la correction. Ne pas multiplier les clics, supprimer une fiche pour contourner un problème ou partager ses codes.

Contacts et exercice final

La fiche contacts du kit se remplit directement dans le PDF ou à la main. Elle demande uniquement l’URL de formation et les coordonnées du référent, de l’administrateur et du support autorisé. [email protected] est une adresse de contact de la résidence, pas une adresse d’assistance technique confirmée : ne pas lui attribuer ce rôle sans décision de l’organisation.

Pour l’évaluation finale, laisser le participant effectuer seul : retrouver la fiche école, corriger un texte, choisir un média, enregistrer en brouillon et retrouver la demande fictive. Observer les cinq actions avec les choix Seul, Avec aide ou À reprendre. Il n’y a pas de course contre la montre. Refaire la séance concernée si un geste reste incertain.

Poursuivre avec la prise en main, les contenus, la médiathèque et le traitement des demandes.